所谓工作流引擎，是指 workflow 作为应用系统的一部分，为之提供对各应用系统有决定作用的 核心能力：根据角色、分工和条件的不同，决定信息传递的路由、内容等级与处理时限。

工作流与传统管理软件的关系

传统管理软件注重解决企业应用层现存的问题：Excel 提高画表格的效率、财务软件规范财务工作、 CRM 规范客户管理从而把客户资源掌握在公司手中、ERP 解决如何配置企业资源。

而 workflow 关注的是如何缩短流程闲置时间，从而提高企业的业务处理能力， 让企业能够聚焦于真正有意义的增值业务。

反过来说，workflow 也不能完全解决传统管理软件能解决的问题 —— 比如 MRP 系统对生产过程控制的能力，用工作流很难实现。 但一个好的传统软件若想在整个企业中自动化地跑起来，必须有一个强大的逻辑层， 用以解决信息传递的逻辑判断与自动流转，这时就需要工作流平台。

工作流的功能

工作流自动化如今成了管理界的一句时髦话，市面上有大量号称能"激活工作流"的产品。 只要应用程序支持基本的 E-mail 功能，厂商就会把"激活工作流"当作标签贴上去。 然而，这类产品与真正的工作流自动化软件之间的差别， 就如同写字板与 Word 之间的差别。

工作流与其他系统的交互关系

好的工作流产品并不是一个包办一切的产品，而是一个设计良好、能与周边系统交互的系统。 站在基础业务平台的角度看：工作流系统、组织机构管理系统、表单自定义系统、权限管理系统、 数据流管理系统、报表系统，都是这个平台提供的服务。

业务功能系统在运行时会调用这些服务，这些服务之间也可能互相调用。 例如工作流服务与组织机构管理服务关系非常密切 —— 但这并不意味着工作流系统必须包含组织机构管理。 同样，流程常常需要引用表单上的数据，但表单自定义并不是工作流系统的组成部分。

流程在运行过程中可能跨多个数据库系统，任务流转时需要"携带"大量业务数据 —— 这些也不是工作流要做的事，而是"数据流管理系统"的职责。 总之：从功能角度看，所有功能都是必要的；但从技术角度看， 这些功能不应该硬塞进一个"铁板一块"的工作流里。